Konsolidierungssysteme

Welche Komplexitätstreiber gibt es in der Konsolidierung?

Es gibt aus unserer Erfahrung drei grundlegende Komplexitätstreiber für die Konsolidierung. Da sind inhaltlich aus dem Business heraus das Geschäftsmodell und die Geschäftsvorfälle zu nennen, die im Rechnungswesen abgebildet werden und die über die legale Firmenstruktur und die interne Verantwortungsstruktur zerrissen werden. Ein Mathematiker würde die Gesamtkomplexität immer mit dem Produkt aller drei Komplexitätsgrade, mit einem besonderen Gewichtungsfaktor für die legale Struktur, beschreiben. Die drei Komplexitäten sind für den Verantwortlichen in der Konsolidierung meist gegeben und können aus seiner Sicht kaum verändert werden. Dennoch ist im Rahmen der Diskussion des Steuerungskonzeptes in der Geschäftsführung gemeinsam mit dem Controlling immer zu diskutieren, ob und wie man Verantwortungsbereiche abbildet. Im Zweifel ist einer Abbildung über interne Bereiche, wie z.B. Profit Centern, immer der Vorzug gegenüber einer Abbildung über eigene rechtliche Einheiten zu geben. Abgesehen von der administrativen Komponente sind auch die Incentive-Strukturen aufgrund der rechtlichen Rahmenbedingungen deutlich inflexibler, kontaminiert und meist nicht passgenau definierbar.

Diese gegebene Komplexität trifft dann auf die Organisation der Gruppe. Und hier kann man die Komplexität und den Aufwand selbstverständlich nochmals deutlich steigern oder reduzieren. Das kann sowohl durch methodische und inhaltliche Festlegungen erfolgen als auch durch den organisatorischen Rahmen und die allgemeine und spezielle Software-Unterstützung. Und so wie der Buchhaltung im Allgemeinen am Ende des Prozesses steht und sämtliche Unzulänglichkeiten auffangen muss, so steht auch das Konsolidierungssystem als letztes Pflaster für die beschriebenen Themen zur Verfügung.

Welche wesentlichen Hebel zum Management der Komplexität gibt es?

Methodische Stringenz – was soll das sein?

Jedem Konsolidierer ist klar, dass die Arbeit mit der Identifizierbarkeit und Behandlungsgleichheit der relevanten Intra- und Intercompany-Vorfälle steht und fällt. Das ist auch letztlich das Geheimnis der real-time Konsolidierung!

An dieser Stelle sind zu allererst der gemeinsame Kontenplan und die Festlegung, ob man lokal in Group-GAAP oder nach lokalem Recht bucht und eine spätere Überleitung vornimmt, wichtig. Aber auch klare Vorgaben für Stammdaten, z.B. zur Identifikation der passenden Debitoren und Kreditoren sind sehr hilfreich. Insbesondere wenn die Einheiten in verschiedenen Rollen auftreten, z.B. als Kunde-Lieferant, als Gesellschafter, etc. ist die Differenzierung unterhalb einer Adresse oder bei SAP Geschäftspartnernummer sehr hilfreich. Als letztes Beispiel sei genannt, dass auch für Zwischengewinn-Eliminierungen sowohl im Vorratsvermögen als auch bei verkauften Anlagen im Konzern die Nutzung von verschiedenen Ledgern zur parallelen Behandlung eines Geschäftsvorfalls methodische Ansätze vorhanden sind, die die Arbeit des Konsolidierers an die Quelle – also zur Erfassung des Geschäftsvorfalls und zur Stammdatenpflege verlagern.

Organisatorische Stringenz – wobei hilft diese?

Grundlegend ist die organisatorische Stringenz zunächst bei der Durchsetzung der methodischen Vorgaben der Gruppe in allen Einheiten. Nicht wenige Konzerne haben hervorragende Ideen und dürfen diese nicht umsetzen, um die dezentralen Freiheiten des Geschäftsführers vor Ort nicht zu beschneiden. Das sind meistens falsch verstandene Freiheiten. Im Straßenverkehr ist den meisten klar, dass Spielregeln das Zusammenleben erleichtern oder sogar ermöglichen – und die Freiheit darin besteht, dort hin zu fahren, wo man möchte. Analog wären die Festlegungen im Kaufmännischen die Spielregeln und das Business kann selbstverständlich mit hervorragenden Geschäftsabschlüssen und einer perfekten Kundenbetreuung und exzellenten Produkten glänzen.

Viele Unternehmen setzen beispielsweise mit großem Aufwand Lösungen zum Abgleich von Intercompany-Rechnungen an, nur weil man nicht durchsetzen kann, dass sämtliche Rechnungen im Konzern bis zu einem Stichtag zu versenden sind und dann auf jeden Fall zu buchen sind – Reklamationen könnten in Gutschriften resultieren. Im Vorgriff auf die technische Unterstützung wäre das „Durchbuchen“ über die legale Einheit hinweg höchst effizient! Und der Streit in der Familie bleibt am Ende immer nur eine Taschenfrage…

Technische Unterstützung durch Konsolidierungssysteme

Die Heterogenität der ERP Systeme behindert das Management der Komplexität und ist oftmals nicht wirtschaftlich zu reduzieren. Denn selbst wenn inhaltliche Vorgaben zu Konten, Geschäftspartnern, Kostenstellen und Profit-Centern einheitlichen Richtlinien folgen, entstehen durch unterschiedliche Systeme Schnittstellen und Brüche. Trotzdem ist offensichtlich, dass je besser die oben genannten Hausarbeiten erledigt wurden, desto einfacher gestalten sich die Schnittstellen für die Konsolidierung.

Von einheitlichen Strukturen profitieren aber vor allem die operativen Prozesse und verbessern damit die Grundlagen einer späteren Konsolidierung. Informationen können automatisch weitergegeben werden und damit ist eine konsistente Bearbeitung sichergestellt.