Welches Konsolidierungssystem ist für mich das richtige?

Wie treffe ich die richtige Entscheidung?

Seitdem ich Projekte im Umfeld des Konzernrechnungswesens mit meinen Kunden voranbringe, also seit mehr als 15 Jahren, starten diese Projekte mehrheitlich mit der gleichen Idee „Wir brauchen ein neues Konsolidierungssystem“ und der Frage „Welches System ist für uns das Beste?“

Haben Sie sich diese Frage auch schon einmal gestellt? Dann lassen Sie sich zunächst einmal sagen, dass dies die falsche Frage ist. Oder zumindest zum falschen Zeitpunkt. Denn eigentlich sollten Sie sich erst einige andere Fragen im Vorfeld stellen, bevor Sie sich zur Einführung eines neuen Konsolidierungssystems entscheiden.

 Die eigentlich wichtigen Fragen sind:

• „Was will ich an meinem Abschlussprozess und den Ergebnissen dieses Prozesses verbessern?“
• „Wie will ich das erreichen?“
• „Welche Anforderungen ergeben sich daraus an die Systemunterstützung?“ und erst dann
• „Welche Systemunterstützung ist für mich also optimal?“

Natürlich macht es mehr Freude, gleich ein neues System auszuwählen und zu kaufen, anstatt sich erst mit einer langwierigen Analyse der derzeitigen Prozesse und Strukturen zu beschäftigen. Dabei glauben wir gerne den Versprechungen der Hersteller, dass sich allein durch eine neue Lösung alle Probleme – egal welcher Art - wie von selbst lösen. Für die Umsetzung und die Bearbeitung der obigen Fragen nehmen wir uns später Zeit und lassen das einen Berater machen. Das begrüßt der Autor dieser Zeilen ja durchaus.

Also verfolgen wir nun zunächst doch die Frage „Welches System ist für mich das Beste?“.

Die häufigsten Gründe, warum ein neues Konsolidierungssystem eingeführt wird

Wie kommt es üblicherweise zur Erkenntnis „Wir brauchen ein neues Konsolidierungssystem“?

Aus meiner Erfahrung, ist der häufigste Grund tatsächlich vergleichsweise banal: Die Mehrzahl, der im Großkonzern genutzten Systeme sind bereits lange im Einsatz, somit veraltet und werden teilweise vom Hersteller nicht mehr lange gewartet und weiterentwickelt. Für einen prominenten Prozess, wie der Erstellung des Konzernabschlusses, ist das dann natürlich ein zwingendes Argument für eine Systemablösung. Prominente Beispiele sind SAP ECCS, Hyperion Enterprise, aber perspektivisch auch SAP BCS sowie HFM.

Der zweithäufigste Grund ist die Unzufriedenheit mit dem Prozess der Abschlusserstellung. Dieser ist von vielen manuellen Tätigkeiten und Nebenrechnungen in Excel geprägt und oftmals zudem fehleranfällig. Wenn es dann an das Reporting geht, erhalten Sie nur statische und trostlose Excel-Berichte aus Ihrem System. Die Systemhersteller versprechen hier Besserung. Der Konzernabschluss wird automatisiert bzw. - wie es heute so schön zeitgeistig heißt – digitalisiert. Digitalisierung lässt sich zudem intern wesentlich besser verkaufen.

Den letzten Grund, hatte ich bereits erwähnt: Warum ein anstrengendes Process-Reengineering-Projekt starten, wenn ich mich doch durch den Kauf einer neuen Software davon loskaufen kann?

Soviel zu den Gründen und zu den voran- oder eben nicht vorangegangenen Fragestellungen. Sobald nun aber die Entscheidung gefallen ist, ein neues System einzuführen, geht man an dessen Auswahl. Und diese startet am besten mit einem Überblick über die verschiedenen Systemanbieter und die Trends am Markt.

Trends am Markt der Systemanbieter

Erste Generation

Seit der Einführung der ersten automatisierten Systeme für den Konzernabschluss hat es mehrere Innovationsschübe gegeben. Erinnern Sie sich noch an Systeme wie PC Konsol von EY? Damals wurden für diese und ähnliche Systeme Excel-Packages per Email versendet, manuell gefüllt, zentral eingelesen und Fehler durch die Truppe im Konzernrechnungswesen abgestimmt.

Zweite Generation

Die nächste Systemgeneration erlaubte die Online-Erfassung der Zahlen, die Online-Validierung, die Online IC Reconciliation sowie bereits den automatischen Upload der Zahlen in das Konzernsystem. Diese Lösungen waren bereits ein großer Schritt in die Richtung der Digitalisierung des Konzernabschlusses. Manuelle Schritte entfielen, Fehler fallen bereits beim Verursacher auf und das Konzernrechnungswesen jagt nicht mehr alle Fehler selbst, sondern steuert und kontrolliert nur noch den Prozess. All dieses ist mit Systemen wie SAP SCS, HFM und Cognos Controller bereits vor über 10 Jahren möglich gewesen. Zudem automatisieren diese Systeme die Eliminierung und Veränderungen im Konsolidierungskreis bereits weitgehend.

Wenn Ihre Prozesse das heute noch nicht bieten, ist Ihr aktuelles System somit nicht Ihr Problem - wenn Sie verstehen was ich meine. Außer Sie nutzen noch alte Systeme wie SAP ECCS oder Hyperion Enterprise - dann rufen Sie mich bitte an.

Dritte Generation - die Trends und Innovationen der aktuellen Systemgeneration

Die augenfälligste Verbesserung ist die sogenannte Usability. Moderne Systeme sehen einfach besser aus und lassen sich intuitiver bedienen, als zum Beispiel ein SAP BCS, das uns über die gewohnte und geliebte SAP GUI dargereicht wird. Welcher Nutzen ergibt sich daraus? Nun, das ist schwer messbar. Aber unbestritten ist, dass die Anwender ein System mit einer modernen Oberfläche lieben, da sie sich intuitiv(er) bedienen lassen und übersichtlich gestaltet sind. Darauf können Sie sich also schon mal freuen!

Leistungsfähiges Reporting mit Business Intelligence

Handfester beschreiben lassen sich jedoch die neuen Möglichkeiten für das Reporting. Heute ermöglichen alle modernen Systeme den Aufbau eines Online-Reportings im Web, das sich mit allen Endgeräten nutzen lässt. Das macht Vorstände glücklich und die Menschen im Maschinenraum des Konzernrechnungswesens noch glücklicher. Diese können nun sämtliche Analysen und Ad-hoc-Anfragen mit geringem Aufwand und vor allem schnell erzeugen und beantworten. Um dieses leistungsfähige Reporting zur Verfügung stellen zu können, setzten die Hersteller auf hauseigene Business-Intelligence-Lösungen (z.B. SAP Business Objects) oder sind offen für die Marktstandards der etablierten BI-Welt (z.B. Qlik, Tableau, Cognos, MS Power BI). Letztgenannte Offenheit gibt Ihnen mehr Freiheiten und ermöglicht Ihnen die Nutzung des, in Ihrem Konzern strategisch gesetzten, BI-Werkzeugs. Damit sind Sie sicher nicht auf dem Holzweg.

Performance-Management-Plattformen bringen zusammen, was zusammengehört

Mit dem leistungsfähigen Reporting kommen wir zu einem weiteren starken Trend im Markt: die Bereitstellung von Performance-Management-Plattformen, die neben dem Konzernabschluss mindestens auch das Management-Reporting und die Planung abbilden. Dadurch reduzieren Sie im Konzern die Anzahl der erforderlichen Lösungen und damit Schnittstellen, Komplexität, Aufwand und Kosten. Klingt gut? Ist es auch! Prominente Vertreter dieser Strategie sind SAP BPC, Tagetik sowie IBM Cognos.

Disclosure-Management-Tools zur Automation der letzten Meile

Neben den Online-Reporting BI-Tools finden wir im Konzernrechnungswesen mittlerweile auch vermehrt eine weitere Tool-Klasse: Disclosure-Management-Tools. Diese Systeme automatisieren die letzte Meile des Berichtswesens - von der Konsolidierung bis zum gedruckten Abschlussbericht. Das reduziert die Anzahl Ihrer schlaflosen Nächte und durchgearbeiteten Wochenenden im Q1 dramatisch. Manche Hersteller von Konsolidierungssystemen bieten solche Lösungen integriert an (z.B. Tagetik und SAP).  Zudem finden Sie auch Spezialanbieter am Markt (z.B. Amana und Certent), die Sie in der Digitalisierung der letzten Meile nach vorne bringen. Falls das Top-Management Ihrer Organisation die Berichte nicht freiwillig online konsumiert, sondern DIN A4 quer als Papier oder im Tablet bevorzugt, helfen Ihnen diese Tools übrigens auch, Ihre Zahlen monatlich in die dicke PowerPoint-Mappe zu bringen. Und wenn Sie kommendes Jahr ESEF umsetzen müssen, werden Sie auch in dieser Toolklasse fündig. 

Konsolidierungsregeln ohne Programmierung

Der nächste Trend ist auch eine Innovation für Sie als Konzernrechnungsleger im Maschinenraum: die Programmierung der Regeln im System entfällt. Früher mussten Konsolidierungsregeln in komplexen Skripten programmiert werden. Das führt dazu, dass Sie bei allen Änderungen von Ihrer IT - oder schlimmer noch - von Beratern abhängig sind. Das dauert lange und Sie müssen dringende Anforderungen doch wieder mit Excel lösen. Muss das in Zeiten der Digitalisierung sein? Nein!

Moderne System erlauben eine Parametrisierung, die die Experten auf der Fachseite selbst erlernen können. Was Cognos Controller schon seit über 10 Jahren kann, entwickeln nun Marktführer wie Tagetik erfolgreich weiter. 

Software-as-a-Service aus der Cloud

Ein anderer Trend kommt aus den USA nun auch zu uns nach Kontinentaleuropa. Alle wesentlichen Hersteller bieten mittlerweile Konsolidierung als Software-as-a-Service-Lösung aus der Wolke an. In Deutschland hat es lange gedauert, bis Konzerne sich entschlossen haben, ihre Finanzdaten in die Cloud zu geben. Mittlerweile sind sogar namhafte DAX-Konzerne dabei. Somit ist dieser Damm gebrochen.

Aus der Sicht der IT ist das ein Paradigmenwechsel. Die Auswirkung für das Konzernrechnungswesen hingegen ist minimal. Sie müssen nun Ihre IT nicht mehr davon überzeugen, Ihnen ein weiteres System zu betreiben.

Echtzeit-Konsolidierung im ERP

Ein süddeutscher ERP-Hersteller promotet seit einiger Zeit sehr prominent einen anderen Trend: die (Rück-)Integration der Konsolidierung in das ERP und die Real-Time-Konsolidierung. Das klingt großartig! Keine Schnittstellen, kein weiteres System und die Konsolidierung auf Knopfdruck zu jedem Zeitpunkt.

Wenn in Ihrem Konzern die lokalen Abschlüsse alle in einer Struktur erstellt werden, die den nahtlosen Übergang in das Konzernrechnungswesen ermöglicht und alle Konzerngesellschaften in diesem einen ERP-System abgebildet sind, dann rufen Sie mich an und wir führen bei Ihnen Real-Time-Consolidation ein. Daran hätte ich wirklich Spaß. Ob ich das jemals erlebe, bezweifele ich jedoch. Aber wünschen kann man sich ja Vieles….

Groß versus klein

Neben den Generationen der Systeme zerfällt der Markt noch in zwei andere Teile. Zum einen finden Sie die großen, internationalen Hersteller, für die Sie in vielen Märkten Know-How finden und die Ihnen neben der Konsolidierung auch die anderen wesentlichen Prozesse im Performance Management des Konzerns anbieten (s.o. „Plattform“). Diese Hersteller habe ich im Text bereits mehrfach genannt.

Zum anderen gibt es spezialisierte Anbieter im deutschen Markt, die einen geringeren Funktionsumfang anbieten, jedoch durchaus brauchbare Konsolidierungswerkzeuge anbieten. Die Einführung dieser Systeme erfordern üblicherweise geringere Investition - das will ich nicht verschweigen. Aus diesem Grund erfreuen sich beispielsweise IDL und Lucanet einer großen Verbreitung bei kleineren Konzernen.

Damit wären wir wieder bei unserer Ausgangssituation: welchen Anforderungen muss Ihr System – neben der puren Funktionalität - gerecht werden? Reicht mir ein kleines Werkzeug der deutschen Hersteller? Ist die Abhängigkeit der IT Ihr Hauptproblem? Wie sieht es die Unternehmensphilosophie mit der Einspeisung von Daten in eine Cloud? Wie sehen meine Prozesse gerade aus? Und dann stellen wir uns der Herausforderung – welches ist eigentlich das beste System für uns. 

Wie denken Sie darüber? Lassen Sie uns gerne einen Kommentar hier oder sprechen mit mir persönlich!

Ihr Markus Noçon