Are You HCM Ready?

Warum Sie besser heute als morgen ein HCM-System in Ihre HR-Strategie integrieren sollten

Cloudbasierte Human Capital Management Systeme (HCM) sind Teil der zukünftigen HR Strategien und ein Treiber der digitalen Transformation. Was Sie bei der Einführung beachten sollten, vor allem da alle HR-Prozesse und Systeme involviert sind, erfahren Sie in diesem Artikel.

Administrative Tätigkeiten rauben Ihnen die Zeit für HR-Arbeit mit Mehrwert für Unternehmen und Mitarbeiter? Die Analyse von Personaldaten zur Ermittlung von strategischen Kennzahlen ist umständlich und langwierig? HCM-Systeme sind die zukunftsgerichtete Antwort auf diese typischen Herausforderungen.

HCM-Systeme als Treiber der digitalen Transformation in HR

HCM-Systeme sind das Herzstück der HR System- und Prozesslandschaft. Sie unterstützen das Management der Kernprozesse über die gesamte Mitarbeiterlaufbahn. Sämtliche Schritte von der Bewerbung bis zum Renteneintritt können Sie flexibel und innovativ darüber steuern. Cloudbasierte Software-Lösungen ermöglichen Ihnen eine effiziente Abwicklung und Dokumentation der administrativen Tätigkeiten. Außerdem erlauben sie eine taktische und strategische Ausrichtung des HR durch die nahtlose Integration qualitativ hochwertiger Daten, wie etwa durch das Finden und Binden der besten Mitarbeiter.

„Dschungel HCM-Systeme“ 

Derzeit gibt es eine Fülle von HCM-Systemen auf dem Markt für HR-Software. Umso wichtiger ist es für Sie herauszufinden, welches am besten zu Ihrem Unternehmen passt. So bieten vor allem die drei prominenten Anbieter SAP SuccessFactors (HCM Suite), Oracle (HCM Cloud) und Workday HCM-Lösungen für global agierende Unternehmen. Diese ermöglichen den Wechsel vom „Flickenteppich“ aus verschiedenen, zum Großteil lokal installierten Anwendungen hin zu einem vollständig integrierten und cloudbasierten HCM-System. HR kann sich dadurch als strategischer Partner der Geschäftsführung positionieren.

„Für das Personalmanagement ermöglichen die modernen Lösungen den Wechsel vom „Flickenteppich“ zu einem vollständig integrierten, cloudbasierten HCM-System.“

Aktuell nutzen die meisten Unternehmen eine Vielzahl verschiedener HR-Anwendungen mit diversen Schnittstellen, was zu multiplen Datenbeständen führt. Zusätzlich erhöhen divisions- sowie regionalspezifische Prozesse den Aufwand für die systematische Analyse von Personaldaten, die Aufbereitung von steuerungsrelevanten Kennzahlen und die Erstellung von Berichten. Hinzu kommt, dass die Mehrheit der Systeme in ihrer Anwendung oftmals kompliziert und kontraintuitiv sind. Außerdem bestehen meist keine mobilen Anbindungsmöglichkeiten, was sich auf die Benutzerfreundlichkeit auswirkt.

Mit einer modernen HCM-Lösung kann die fragmentierte Prozess- und IT-Landschaft harmonisiert und die Datenqualität nachhaltig gesteigert werden.

Was heißt das für Ihren HR Bereich?

• Sie können flexibler auf sich verändernde Geschäftsanforderungen reagieren.
• Sie können Erfolgsfaktoren im Personalbereich erfolgreicher managen.

HCM-Systeme sind ein entscheidender Baustein für die erfolgreiche Umsetzung der digitalen Transformation Ihres HR-Bereichs. Positionieren Sie sich als digitaler Vorreiter im gesamten Unternehmen.

HCM-Systemeinführung – Die Blaupause zur Entscheidungsfindung

Die HCM-Systemeinführung ist kein leichtes Unterfangen. HCM-Projekte sind nicht primär IT-Implementierungs-Projekte, vielmehr übernimmt der Personalbereich die treibende Rolle und wird durch die IT unterstützt.

Im Hinblick auf die Entscheidungsfindung stellen sich verschiedene Fragen.

• Welche „Muss“- und „Kann“-Funktionalitäten erfüllt das System?
• Wähle ich spezifische Lösungen für jede Funktionalität oder nehme ich alles aus einer Hand (Best-of-Suite-Strategie)?
• Können alle HR-Anwendungen integriert und auf einer einheitlichen Zielarchitektur aufgebaut werden, um die Benutzerfreundlichkeit zu maximieren?

Es ist wichtig zu prüfen, ob sich bisherige Prozesse in den standardisierten Systemvorgaben einer SaaS Lösung konfigurieren lassen.

„HCM-Projekte sind keine IT-Projekte, sondern Projekte des Personalbereichs mit Unterstützung der IT“

Anhand eines aktuellen Prozessinventars lassen sich Anforderungen und Use Cases abbilden. Diese Grundlage unterstützt Sie bei der Systemauswahl, um Prozesse zu standardisieren und automatisieren. Idealerweise wird die Prozessanalyse/-konfiguration „end-to-end“, also auch außerhalb des HCM-Systems durchgeführt. Hierzu sollten frühzeitig die fachlichen und technischen Ansprechpartner – beispielsweise der HR-Prozessverantwortliche und der IT-Produktmanager – involviert werden. Die Qualität der Daten ist von wesentlicher Bedeutung für die spätere Migrations- und Testphase.

Tipp: Minimieren Sie das Risiko schlechter Datenqualität. Die Datenreinigung findet im Altsystem statt.

Proof of Concept-Phase für Ihre erfolgreiche HCM-Implementierung

Nachdem Sie ein potenzielles System identifiziert haben, folgt in der Praxis üblicherweise die Durchführung einer „Proof of Concept“ (PoC)-Phase. Dadurch wird die initiale System- und Partnerauswahl der Ausschreibungsphase validiert. Ihr Vorteil ist hierbei, dass Sie sich mit einem System auseinandersetzen können, ohne sich bereits langfristig binden zu müssen. Zudem wird die anschließende Implementierungsphase vorbereitet, wodurch die Dopplung von Arbeitsschritten vermieden werden kann. Auch hier ist es wichtig, dass alle Entscheider frühzeitig in die einzelnen Phasen eingebunden werden.
Das angestrebte System wird auf Bereiche wie Prozesse & Funktionalität (Experience Design), Technologie (Technology Delivery) und Machbarkeit (Implementation Readiness) geprüft. Des Weiteren werden im Projektmanagement Vision, Umfang, Design Prinzipien, Risiken inkl. Maßnahmen, Projektplan und das Einbinden aller relevanten Stakeholder konkretisiert. Die lückenlose Kommunikation – vom Betriebsrat bis zum Vorstand – ist dabei entscheidend. Zusammenfassend ist es das Ziel der PoC-Phase, wesentliche Implementierungstätigkeiten vorzubereiten und dabei zu prüfen, ob das favorisierte System zum eigenen Unternehmen passt. Sie bildet die Grundlage für eine fundierte Entscheidungsfindung, um das Projekt anschließend erfolgreich in die Implementierungsphase zu überführen.

Checkliste – 10 Punkte zur HCM-Readiness

Eine frühzeitige Adressierung der Fokusbereiche wirkt sich entlastend auf den späteren Projektverlauf aus. Im Folgenden werden relevante Fokusbereiche aufgeführt:

• Projektmanagement/Governance
  (z. B. Umfang, Ziele, Design Prinzipien, Projektplan, Delivery Model)
• Business Case
  (z. B. Aufwands- und Ertragsplanung)
• Cloud-Readiness
  (z. B. Community Engagement, Service Delivery Model, Vendor Management/ Partnermodell, Kontrollfunktionen)
• Prozessdesign/-konfiguration
  (z. B. Process/Product Owners, Prozessinventar, Standardisierung/ Automatisierung)
• Architektur
  (z. B. Zielarchitektur, Integrations insbesondere Payroll, Reporting)
• Daten
  (z. B. Datenqualität, historische Daten, Datenmigration, Datenschutz)
• Satellitensysteme
  (z. B. Dokumentenmanagement, Korrespondenzsysteme, Ticketing, Portal)
• Zentrale Konzepte
  (z. B. Rolle des Managers, Position/Job Management, Mobilgeräte Strategie, Sicherheit)
• Transformation Management
  (z. B. Change Management, Engagement & Enablement, Kommunikation, Nutzergruppen)
• Stakeholder Management
  (z. B. Betriebsrat, Vorstand)

Projektscope, finanzieller Rahmen und Cloud-Readiness

Erfolgsfaktoren

Klare Projektziele, definierte Design- und Implementierungsprinzipien und ein strukturierter Projektplan helfen Ihnen dabei, das Projekt sauber aufzusetzen. Konkrete Rahmenbedingungen erhöhen die Transparenz, um die wesentlichen Geschäftsanforderungen umzusetzen und das Projekt nicht aus dem Ruder laufen zu lassen. Hierzu zählt in der Regel auch ein Business Case, der die Aufwände und Erträge beziffert sowie die dahinterliegenden Treiber ausweist. Dieser hilft, die Implementierungsentscheidung ganzheitlich zu treffen. Die Cloud-Readiness beschäftigt sich mit der Fähigkeit des eigenen Unternehmens, eine Cloud Applikation umzusetzen und diese zu verwalten. Hierzu sollte überprüft werden, wie die aktuellen internen und rechtlichen Regelungen ausgestaltet sind, aber auch, ob beispielsweise der Betriebsrat, die eigene IT Struktur inkl. Information & Security Office und das eigene Vendor Management bereit für Cloud-Lösungen sind.

Von Prozessinventar zu Prozessdesign und IT-Zielarchitektur

Das Prozessdesign und die IT Architektur sind die zentralen Bestandteile einer HCM-Systemeinführung. Für die erfolgreiche Transformation muss der Mehrwert mittels durchgängiger Prozesse und optimierter Betriebsmodelle erarbeitet werden. Die Fähigkeit, zu jedem Zeitpunkt vergleichbare Aussagen liefern zu können, lässt sich nur über ein globales, konsolidiertes HCM-System mit standardisierten Prozessen herstellen. Das hiermit verbundene Geschäftsprozessreengineering wird dadurch zu einem wichtigen Erfolgsfaktor. Vorab sollte ein aktuelles Prozessinventar vorhanden sein, damit ist es möglich, sich ein eindeutiges Bild von der häufig sehr komplexen Prozesslandschaft zu machen. Resultierende Fragen sind beispielsweise:

• Wie werden meine Prozesse im HCM-System abgebildet?
• Welche Prozesse benötigen wir?
• Kann ich meine Organisation und deren Kultur so umstellen, dass diese HCM-Systeme operativ nutzen kann?
• Passen die Prozesse zu den organisatorischen Zielen?„Das Prozessinventar ist nützlich, um sich ein Bild von der häufig sehr komplexen Prozesslandschaft zu machen.“

Die Anpassung der Unternehmensprozesse an das jeweilige HCM-System ist entscheidend, um eine Effizienzsteigerung durch Standardisierung der Prozesse zu realisieren. Ebenfalls sollte die Zielarchitektur inklusive der Anbindung weiterer Systeme (z. B. Payroll) frühzeitig ausgearbeitet werden. Der Fokus liegt auf bereits vorhandenen Software-Applikationen, die Ihr Unternehmen weiterhin einsetzten wird. Hierfür werden Schnittstellen benötigt, um Daten mit dem HCM-System auszutauschen.

Nehmen Sie sich auch Zeit für die Ausrichtung Ihrer Strategie. Sie profitieren im Anschluss von einem signifikant höheren Nutzererlebnis.

Daten und Satellitensysteme

Ausschlaggebend für ein wertstiftendes HCM-System sind eine hohe Datenverfügbarkeit und -qualität. Moderne HCM-Systeme nutzen Validierungsregeln, um die Qualität sicherzustellen. Da der Aufwand für die Datenaufbereitung im Vorfeld schwer abzuschätzen ist, sorgen Sie am besten dafür, dass dieser Schritt frühzeitig angegangen wird. Korrekte Daten bilden die beste Grundlage für eine zielführende Nutzung der „Analytics“-Funktionen der Systeme. Das HCM-System bildet das Herzstück der HR-IT-Landschaft, wird aber je nach Bedarf von anderen Applikationen komplementiert. Das frühzeitige Erkennen der Bedarfe für z. B. ein Ticketingsystem oder ein Dokumentenmanagementsystem ermöglichen mehr zeitliche Kapazitäten für eine intelligente Anbindung.

Nicht nur Technik

Der rein technische Eindruck einer HCM-Einführung täuscht, da vor allem prozessuale und organisatorische Änderungen die eigentliche Transformation ausmachen. Ein entscheidender Erfolgsfaktor für ein modernes HR ist, alle Mitarbeiter erfolgreich auf dem Weg mitzunehmen. Themen wie Impact Analyse & Management, Kommunikation, Training und Enablement rücken hierbei in den Fokus. Entscheidend ist auch die rechtzeitige Einbindung betroffener Business Anwender. Diese sollten idealerweise ein tiefes Verständnis für die Arbeit und die unternehmenseigenen Bereiche (z. B. Administration, Controlling, Talent Management) sowie für die korrespondierenden Prozesse haben. Eine stakeholderspezifische Kommunikation und deren Einbindung in das Projekt (z. B. des Betriebsrats) sind essenziell für eine erfolgreiche Transformation.

HCM – „Herausforderungen couragiert meistern!“

Human Capital Management Systeme sind smarte digitale Lösungen für den HR-Bereich. Sie befähigen HR zukünftig als starker strategischer Partner auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung zu agieren. Die vereinfachten personalwirtschaftlichen Prozesse in einer modernen, technischen Umsetzung in Kombination mit Echtzeit-Mitarbeiterdaten können die Kosteneffizienz und Performance nachhaltig erhöhen. Zudem bieten die HCM-Systeme Ihren Mitarbeitern ein nahtloses HR-Erlebnis und Managern Echtzeit-Informationen. Damit tragen HCM-Systeme zur Attraktivität des Unternehmens für Talente, zur Mitarbeiterentwicklung und -förderung sowie zur strategischen Steuerung der Belegschaft bei.
Bei aller Begeisterung für moderne, digitale Lösungen bedarf es einer Vielzahl von Schritten für eine gelungene Umsetzung, etwa der Auswahl des richtigen Systems, der strategischen Konzeption und der Implementierung. Hierzu müssen vor allem die Voraussetzungen des Unternehmens erarbeitet und dokumentiert, sowie eine konkrete Zielsetzung formuliert und das Vorgehen strukturiert werden. Cloudbasierte HCM-Systeme sind eine zukunftsgerichtete Antwort auf die digitalen Herausforderungen in den Personalabteilung Ihres Unternehmens. Der Weg lohnt sich! Sie sind begeistert von der modernen und digitalen Lösung? Mit Hilfe unseres Self-Checks können Sie überprüfen, ob Sie bereit sind für die erfolgreiche Einführung eines HCM-Systems.

Die 4C GROUP steht Ihnen in allen Projektphasen als kompetenter Partner zur Seite. Für die gelungene Umsetzung bedarf es einer Vielzahl von Schritten, wie der Auswahl der richtigen Lösung, der strategischen Konzeption und der Implementierung. Lassen Sie uns noch heute über die Ergebnisse Ihres HCM Self-Checks sprechen! Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.