Mit diesen Hebeln bekommen Sie mehr Effizienz in Ihr Reporting

Zerlegen Sie den Prozess in seine Einzelbestandteile!

Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Konzernabschluss effizienter gestaltet werden soll:

• Die regulatorischen Anforderungen wurden inhaltlich erweitert, der Zeitrahmen bleibt aber der gleiche
• Die zeitlichen Vorgaben wurden intern enger gesetzt
• Das angenommene Wachstum wird viele Änderungen mit sich bringen, die in der gleichen Zeit integriert werden müssen

Letztlich ist der Grund allerdings egal: jeder führt gleichermaßen zu einer Überprüfung des gesamten Abschlussprozesses - beginnend beim Einzelabschluss bis hin zur Erstellung des finalen Berichts.

Die Herausforderung ist dabei meist die Beibehaltung der Qualität des Abschlusses. Nichts ist unangenehmer und führt häufig zu weitreichenden Konsequenzen als ein fehlerhafter Konzernabschluss. Dieser wird veröffentlicht, auf dessen Basis treffen sowohl Shareholder als auch das Management Entscheidungen und die Wirtschaftsprüfer validieren die Konformität zu den rechtlichen Anforderungen.

Wie schafft man nun den Spagat zwischen Effizienzsteigerung und Beibehaltung der Qualität?

Decken Sie die tatsächlichen Ursachen für zeitaufwändige Tätigkeiten auf und identifizieren Sie die einzelnen Prozessschritte, die üblicherweise ein hohes Fehlerpotential enthalten und so zu Lasten der Qualität gehen.

Sobald dann die üblichen Verdächtigen herausgefiltert wurden, sehen Sie meist schon sehr deutlich, wo des Pudels Kern liegt. Hohes Fehlerpotential liegt überall dort, wo Daten bzw. Datenübertragungen nicht automatisiert und harmonisiert wurden.

Ansatzpunkte für mehr Effizienz im Konzernabschluss – Standardisierung und Harmonisierung

Aus der Erfahrung von 20 Jahren Beratung im Konzernrechnungswesen lassen sich folgende Kern-Handlungsfelder unabhängig von individuellen Faktoren nennen:

• Harmonisierung der Kontenpläne in den dezentralen Einheiten (zumindest auf einer übergeordneten Struktur)
• Standardisierung der inhaltlichen Abbildung von Geschäftsvorfällen (z.B. Partnergesellschaft, Spiegelbewegungen)
• Automatische Übernahme der Daten aus dem Einzelabschluss in das Konsolidierungssystem
• Erhöhung der Qualität der Buchungen bei Intercompany-Geschäften bereits im Einzelabschlussprozess
• Integration der Notes-Angaben in die jeweiligen Packages (keine separate Abfrage)
• Umfangreiche Validierungsberichte und Check-Funktionalitäten (inkl. Freigabeprozess) für die meldenden Einheiten
• Workflowunterstützung und Statusmeldungen
• Automatischer Ausweis von Eliminierungs- und Konsolidierungsbuchungen
• Vollständige Integration des internen und externen Berichtswesens
• Vollständige Integration der einzelnen Rechenwerke (Bilanz, Spiegel, GuV, Cashflow, Notes)
• Systemische Unterstützung der letzten Meile des Berichtswesens (Disclosure)

Viele der aufgezeigten Punkte sind rein prozessual bzw. strukturell und betreffen die Standardisierung sowie Harmonisierung. Darüber hinaus lassen sich manche Potentiale nur durch Systeme heben, wie z.B. durch die Implementierung eines geeigneten Konsolidierungssystems (dazu interessant: Wie führe ich ein Konsolidierungssystem erfolgreich ein?), der Unterstützung der Berichtserstellung in einem Disclosure Management System oder durch ein vorgeschaltetes Data Warehouse als Single Point of Truth. 

„A fool with a tool is still a fool"

Doch denken Sie stets daran: A fool with a tool is still a fool! Nur das System allein sorgt noch nicht für mehr Effizienz. Die prozessualen und strukturellen Änderungen sind häufiger entscheidender als die technischen.

Doch was heißt das nun konkret?

Prozess vor System betrachten

Intercompany-Prozess

Der Abstimmprozess der Intercompany-Buchungen dauert in vielen Konzernen insgesamt mehrere Tage, was allerdings sachlich nicht begründbar ist! Die Ursachen können strukturell sein (z.B. Buchung auf unterschiedlichen Konten, die nicht gematched wurden), zeitlich bedingt (Rechnung noch nicht angekommen) oder auch prozessual (die Abstimmung wird zentral für alle vorgenommen und dann per Mail verteilt).  

Optimalerweise setzt der Prozess nicht erst im Konzern an, sondern viel früher im Einzelabschluss beim Intercompany-Billingprozess. Die Buchung einer rechnungsstellenden Gesellschaft wird dabei direkt in das System der rechnungsempfangenden Gesellschaft durchgebucht. Zudem werden Intercompany-Geschäfte nur bis Ultimo -2 abgerechnet, nicht später. So können Sie bereits im Einzelabschluss dafür sorgen, dass Differenzen erst gar nicht entstehen und wenn doch, dass sie bereits im Einzelabschluss zwingend geklärt werden. 

Abbildung Konsolidierungseffekte

Änderungen im Konsolidierungskreis führen häufig zu manuellen Nebenrechnungen und aufwändigen Validierungen. Die Eröffnungsbilanzen dürfen nicht verändert werden, die Bewegungen müssen von den Effekten bereinigt dargestellt werden und am Ende muss die Schlussbilanz doch richtig sein. Wenn Sie an dieser Problemstellung häufiger vorbeikommen, dann sollten Sie unbedingt ein Konsolidierungssystem nutzen, welches die Auswirkungen dieser Änderungen automatisiert kalkuliert und als separate Konsolidierungsinformation darstellt. Eine geeignete Analysemöglichkeit innerhalb des Tools nach diesen einzelnen Eliminierungsschichten ist entscheidend, um Nebenrechnungen obsolet zu machen. Damit fokussieren Sie sich nur noch auf die Inhalte, nicht mehr auf die Technik.

Cash Flow

Sie können den Cash Flow direkt von Tochterunternehmen abfragen und die Daten danach aggregieren, um auf den Konzern-Cash-Flow zu kommen. Das wird dann in den allermeisten Fällen nicht richtig und nicht nachvollziehbar sein und führt - den Gesamtprozess betrachtet - auch noch zu einem höheren Aufwand (Abstimmungen, Validierungen, Nebenrechnungen, Adjustments…).

Bei Rückfragen oder Analysen kommen Sie damit nicht weiter und es beginnt eine zeitaufwändige Mailingaktion.

Besser ist es, wenn Sie auf Basis der bereits abgefragten Bilanz und GuV automatisch den indirekt errechneten Cash Flow berichten können. Im Positionsplan schaffen Sie die hierfür erforderlichen Voraussetzungen. Damit schaffen Sie sowohl Konsistenz in den Daten, als auch Flexibilität in der Analyse. Zudem sparen Sie viel Zeit in der Aufbereitung der Daten, da die Cash-Flow-Struktur nur zentral administriert wird und nicht von jedem Tochterunternehmen selbst aufgebaut werden muss. Zudem können dadurch Effekte selbst im Cash Flow getrennt nach „Basisdaten“, „manuelle Anpassung“ und „Konsolidierungseffekte“ analysiert werden.

Notes

Die separate Abfrage von Notes funktioniert zunächst immer am besten. Sie ist schnell, flexibel und jeder kann mit Excel umgehen. Spätestens wenn die Notes zurückgeschickt werden, entstehen allerdings die Probleme:

• Validierungen zur Bilanz müssen manuell vorgenommen werden
• Rückfragen werden in seitenlangen Mails gestellt
• Konsolidierung der einzelnen Blätter funktioniert nicht wegen manueller Änderung der Spaltenstruktur
• Spätere Rückfragen des Managements oder der Prüfer führt zu einer Suche nach der Version „…final_v99_finalfinal“

Daher gilt auch hier: eine vollständige Integration aller Notes-Angaben in das zentrale Konsolidierungssystem ist essentiell. Dabei werden automatisch Validierungen zur Bilanz sowie zu anderen Notes integriert und in den Abgabeprozess mit aufgenommen. Ohne vollständig validierte Notes kann das Package nicht abgegeben werden.

Reporting

Für das Reporting wird natürlich Excel als das am weitesten verbreitete Reportingtool eingesetzt. Auch hier gilt wieder: Es ist schnell, flexibel und jeder kann es bedienen. Aber: Es gibt keine Integration in das Konsolidierungssystem, keine Validierung mit dem internen Reporting, keine prüfungssichere Konsistenz der Struktur und Datenübernahme.

Wann haben Sie zuletzt festgestellt, dass in einer Excel-Zelle innerhalb einer Formel noch „+1.000.000“ stand? Das gilt dann für genau einen Berichtszeitpunkt. Für alle anderen gilt das leider nicht, fällt aber nicht mehr auf und Sie laufen Gefahr einer Falschmeldung. 

Daher sollten Sie das externe Reporting entweder direkt im Konsolidierungssystem als systemimmanente Berichte aufbauen. Oder Sie überführen Ihre finalisierten Daten in ein DataWarehouse und haben dort vorgefertigte Berichte, die automatisiert aufgerufen werden können. Wichtig ist, dass Änderungen an den Daten nie im Reporting vorgenommen werden dürfen (und können) und dass Sie auf den berichteten Daten jederzeit eine Analyse über DrillDowns und Parameterveränderungen bei Rückfragen durchführen können. 

Grundstruktur der aufgezeigten Potentiale

Im Wesentlichen zeigen sich drei Hebel, über welche angesetzt werden kann:

1. Prozesse zeitlich nach vorne ziehen
2. Verantwortung für die Zahlen dort, wo die Zahlen entstehen
3. Datentransfers, Kalkulation und Berichte weitestgehend automatisieren

Wenn Sie diese Hebel für Ihr Unternehmen analysieren, werden Sie schnell merken, welche Potentiale in Ihrer bisher „engen Timeline“ doch noch stecken.  

Viel Erfolg dabei!

Ihr Peter Keefer