Es gibt momentan keine Optimierungsprojekte in Unternehmen, die nicht mit dem Schlagwort Digitalisierung intern verkauft werden. Prozessoptimierung klingt aufwändig, Harmonisierung hört sich nach Widerständen an und Zentralisierung ist quasi ein alter Hut.
Da hört sich doch Digitalisierung schon besser an! Damit ist man auf der Höhe der Zeit! Aber was ist das nun genau? Und was hat Digitalisierung mit Finance zu tun?
Grundsätzlich ist die Digitalisierung nichts Neues. Die Ablösung der Schreibmaschine durch den Computer war eine Digitalisierung der Datenspeicherung (weg vom Leitz-Ordner hin zum Windows-Explorer). Sprechen wir über ERP-Systeme und insbesondere über SAP, dann wird hiermit schon seit 40 Jahren „die Digitalisierung“ vorangetrieben.
Neu ist dagegen die Geschwindigkeit, mit der neue Technologien den Markt erobern. Und damit einhergehend die Auswirkungen und die neu geschaffenen Möglichkeiten, die sich dadurch ergeben. Digitalisierung bringt laufend neue Geschäftsfelder hervor, neue Chancen und neue Produkte! Wenn diese Chancen genutzt werden, ändert sich intern die gesamte Organisation: neue Produktionsprozesse, neue Vertriebswege, neue Erlösmodelle, neue Organisationsformen. Zusammengefasst: Neue Geschäftsmodelle! Und diese müssen genauso gesteuert werden wie die bisherigen – aber mit anderen Methoden, Prozessen und Inhalten als das bisherige Geschäftsmodell.
Finance muss als Treiber dieser Neuausrichtung die Unternehmenssteuerung auf das veränderte Geschäftsmodell neu ausrichten. Nicht reaktiv, sondern proaktiv. Das fängt daher ganz vorne im Business Development an und geht alle Facetten der Steuerungsprozesse durch.
Bleibt hingegen das Geschäftsmodell grundsätzlich gleich, kann die Digitalisierung auch Finance-intern zu einem weitreichenden Wandel führen. Digitale Techniken ermöglichen eine Verbesserung der transaktionalen Prozesse sowie eine Optimierung der Analyse- und Steuerungssysteme. Transaktional führen RPA-Lösungen (RPA= robotic process automation) zu einem immer weiter ansteigenden Automatisierungsgrad in der Buchhaltung und erhöhen damit die Prozesseffizienz, aber auch die Datenqualität. Die Anforderungen sowohl an die Buchhalter als auch andere Prozessbeteiligte wie Einkauf, Fachbereich etc. ändern sich dabei stetig. Bei vollständiger Automatisierung wird der Buchhalter zum Prozessowner und Überwacher der korrekten Prozessausführung.
Die Optimierung der Analyse und Steuerungssysteme zielt ebenfalls auf Prozesseffizienz und Erhöhung der Datenqualität ab: Reporting und Planung werden künftig automatisiert durchgeführt, in Echtzeit abrufbar sein sowie weitaus mehr datanbasiert und weniger intuitiv durchgeführt werden als bisher. Auch hier ändert sich die Rolle aller Beteiligten: transaktionale Aufgaben im Controlling werden automatisiert durchgeführt, das Controlling im Sinne der Steuerung erfolgt dadurch künftig noch dezentraler und der zentrale Controller wird viel stärker der Methoden- und Prozess-Hüter als bisher.
Die Geschwindigkeit zur Optimierung der internen Prozesse hat man selbst in der Hand. Nicht aber die Geschwindigkeit, mit der sich der Markt bewegt. Ob die Digitalisierung nun als externer oder als Finance-interner Auslöser für einen Wandel sorgt, so gilt für beide Fälle das gleiche: die Veränderungen durch digitale Techniken wirken sich ganzheitlich auf die Finance-Organisation aus! Eine singuläre Veränderung wie z.B. das Ablösen der pdf-Monatsberichte durch ein Self-Service-Reporting sorgt für vollkommen veränderte Controlling-Prozesse:
- Controlling-Aufgaben erfolgen dezentral in den Fachbereichen
- Analysemöglichkeiten in den Fachbereichen erfordern eine Dezentralisierung des Controlling-KnowHows
- Drill-Downs erfordern eine erhöhte Datenqualität über alle Ebenen hinweg (es zählt nicht mehr die gedruckte Seite im pdf, sondern die zur Echtzeit zur Verfügung stehende Datenqualität auf allen Hierarchien!)
- Data Governance und Data Quality erfordern höchste Priorität
Achten Sie daher stets auf die gesamte Organisation, wenn Sie ihre Systeme und Prozesse weiter digitalisieren wollen. Es ergeben sich weitaus tiefgründigere Fragen, als sich das anfangs vermuten lässt:
- Welche Rolle nimmt nun Controlling und Buchhaltung ein?
- Wer hat die Datenhoheit?
- Wird der zentrale Controller zum Process-Manager und das Controlling findet nur noch dezentral statt?
Wir helfen Ihnen dabei herauszufinden, was Digitalisierung für Sie tatsächlich bedeutet. Wo haben Sie kurzfristige Potentiale, was ist hierfür als Basis zu schaffen und wie wirkt sich das langfristig aus.
