Was wurde in den letzten Jahren nicht alles diskutiert über Disruption, Robotics und Predictive! Dabei war die Fragestellung meist falsch: Was kann ich digitalisieren? Richtig gestellt lautet die Frage: Was möchte ich verbessern und wie bzw. wo kann mich die Digitalisierung dabei unterstützen?
Haben auch Sie Projekte im Unternehmen, bei denen niemand weiß, warum man die überhaupt macht? Es wird wieder eine neue Sau durch´s Dorf getrieben, weil man irgendwo gelesen hat, dass es was bringen soll. Aber einfach auf einen Zug aufzuspringen, ohne zu wissen, wohin er fährt, führt einen meist noch weiter weg vom eigentlichen Ziel! Rennen Sie daher nicht jedem Buzz-Word hinterher und glauben Sie auch nicht, dass alle anderen schon viel weiter sind und die Digitalisierung ein Heilsbringer sei.
Auf die Effektivität und Effizienz der Prozesse kommt es an
Letztlich geht es nicht um die Frage, wie hoch Ihr Digitalisierungsgrad ist. Wenn wir ehrlich zueinander sind, sagt solch eine Berechnung überhaupt nichts aus. Es ist nicht entscheidend, wieviel Sie digitalisiert haben. Entscheidend ist, ob Sie effiziente und vor allem effektive Prozesse im Unternehmen haben. Effektivität: der Prozess muss die strategische und operative Steuerung des Unternehmens unterstützen. Effizienz: mit einem möglichst reibungslosen Durchlauf unter Verwendung möglichst geringer Ressourcen.
Prozessoptimierung statt Digitalisierung als Ziel setzen
Es bringt also nichts, einen Prozess zu automatisieren, um effizient zu sein, wenn Sie dadurch aber Effektivitätseinbußen hinnehmen müssten. Nehmen wir das Beispiel eines CRM-Systems, bei welchem eine automatische Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung geschaffen wurde. Bei der Anlage eines Interessenten oder gar Neukunden werden die Stammdaten automatisch ins ERP-System übernommen und stehen dort realtime zur Verfügung. Klingt gut, ist aber zu kurz gedacht, wenn es nur bei der Schnittstelle bleibt und nicht der Prozess an sich geändert wird. Dadurch wird nun nämlich das CRM-System zum Stammdatenmanagementsystem und die komplette Vertriebsmannschaft verantwortlich für die Qualität der Debitorenstammdaten. Über kurz oder lang wird niemand mehr das CRM-System zum eigentlichen Zwecke nutzen: nämlich zur Vertriebssteuerung. Ist zwar automatisiert, aber nicht effektiv!
Transparenz über Zielsetzung und Umsetzung schaffen: Die Digital Agenda als Roadmap
Fragen Sie sich daher nicht, was Sie digitalisieren können, sondern was Sie optimieren möchten und wie die Digitalisierung dabei hilft. Dabei fangen Sie beim Ergebnis des Prozesses an: was bringt der Prozess an Output, wer ist der Empfänger dieses Outputs und welcher Inhalt mit welcher Qualität muss hierfür geliefert werden? Erst wenn Sie diese Anforderungen klar definiert haben, können Sie Ihren Handlungsbedarf ableiten. Nicht selten werden Sie feststellen, dass Sie für einen vollständig optimierten Prozess inkl. der Nutzung der Digitalisierung im ersten Schritt ganz andere Hausaufgaben zu erledigen haben: zentrale Richtlinien festlegen, Stammdaten harmonisieren, Prozesse formalisieren und standardisieren. Diese Basis macht es Ihnen überhaupt erst möglich, Projekte im Rahmen der Digitalisierung anzugehen.
Diese Transparenz über die Zielsetzung wie auch über den Weg dorthin sollten Sie sich ganz am Anfang ihrer Reise schaffen. Wir nennen diese Roadmap die „Digital Agenda“. Andernfalls erwischen Sie den falschen Zug und es wird umso aufwändiger, das eigentliche Ziel zu erreichen!